Андрей Смирнов
Время чтения: ~24 мин.
Просмотров: 0

Как получить архивную справку?

Как сделать запрос в архив через Госуслуги, заказать и получить справку

Архивная справка – необходимый документ. С помощью него, можно получить информацию в случаях необходимости: подтвердить родство; взять данные о трудовом стаже, заработной плате; изучить дело генеалогического характера; собрать сведения о культурном заведении, музее, его истории.

Услугу предоставляет Федеральная служба безопасности Российской Федерации. Прежде чем выполнить запрос, определитесь с тематикой документа: тематическая, социально-правовая сфера или поиск родственников.

При необходимости, обратитесь в архив по местонахождению. Однако с помощью сайта государственных услуг операция выполняется намного удобнее и экономит время.

Из статьи узнаете, как сделать запрос в архив через портал Госуслуги.

Кто может обратиться в архив через Госуслуги?

Через портал Госуслуги могут обращаться физические и юридические лица. Возможна подача по доверенности. Относительно требуемой справки, сроки завершения процедуры будут разные. В Москвеобычнодвадцать рабочих дней.

Для подачи в архив требуется описать вопрос, а также приложить все известные сведения. Достаточно подать заявку и написать в поле все материалы, которые запрашивают. Паспортные данные не потребуются, так как при регистрации они уже внесены.

Обращения принимаются от тех, кто зарегистрирован на портале.

Виды архивных справок

Прежде чем получитьматериал, нужно определить тип. Они различаются по видам (генеалогические, тематические, социально-правового характера).

Типы архивных справок:

  1. Персональные (генеалогического характера). Касаемо родословной, подходит для обычных людей.
  2. Самые распространенные, о трудовом стаже. Возможно получить данные о заработной плате.
  3. Образование. Нужна для предоставления в пенсионный и др. фонды.
  4. О культурных вопросах. Для выявления достаточного количества знаний о заведении и его истории.
  5. Завещание.
  6. О депортации, и др.

Образец составления запроса

В случае подачи заявлениячерез портал госуслуги должно быть четким и ясным, без содержания лишних сведений. В первую очередь, в составлении требуется указать личные данные: ФИО, телефон и почтовый адрес (если лицо физическое). Однако юр.

лицу при составлении нужно отметить наименование организации. Следующим шагом является описание темы, все запрашиваемые факты

Важно предоставить подпись и инициалы заявителя, адрес обратной связи

Скачать бланк заявления №1 (для предоставления сведений из архива)

Скачать бланк заявления №2 (для предоставления архивной справки о заработной платы)

Скачать бланк заявления №3 (для выдачи архивной справки, подтверждающую награждение медалью)

Скачать образец заполнения бланка заявления №1

Скачать образец заполнения бланка заявления №2

Скачать образец заполнения бланка заявления №3

Отказ в решении проблемы бывает в следующих случаях:

  • нет обязательных для дела сведений;
  • не указаны фамилия, имя, отчество, нет подписи с обратной связью;
  • недостаточно конкретики о третьем лице (при необходимости);
  • подача составляет вопрос федерального уровня, либо известия, которые не могут быть разглашены, так как являются государственной тайной (предоставить полномочия, которые могут получить подобного рода информацию).

Необходимые документы

Отличаются в зависимости от тематик и типов. Если тема трудового характера, нужна информация о стаже и заработной платы.

Родственные аспекты решаются с помощью личных сведений о родственнике (в этом случае требуется письменное подтверждение на обработке персональной информации). При изменении фамилии – прежние инициалы.

Генеалогического вопроса – все, что может как-либо помочь в поиске, есть возможность самостоятельно изучать в зале архива.

Важно описать максимально точную информацию об услуге. Подавать заявку могут физические и юридические лица. Подавать заявку могут физические и юридические лица

Подавать заявку могут физические и юридические лица.

  1. Прежде чем отправлять обращение, нужно определить форму запроса и подготовить материал, который необходим для решения проблемы.
  2. Существует 3 вида запроса: генеалогические, тематические, социально-правового характера.
  3. При составлении заявления, требуется указать ФИО, номер телефона, обратную связь и личную подпись.
  4. Через портал госуслуги можно легко подать заявку, указав адрес электронной почты, и в обязательном порядке придет уведомление о рассмотрении либо отказе.

Из статьи узнали каких видов бывают архивные справки, для чего они нужны и как их получить через портал Госуслуги.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

Как оформить и кому отправить

ШагЧто следует указать и написать
1Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина.
2Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
3

Справочная информация:

  • о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов;
  • о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.
4Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел.
5Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса.
6Заголовок.
7Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов.
8Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица.
9Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона.
10Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение.
11Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

Дополнительные рекомендации:

  • оформляйте на бланке организации;
  • используйте деловой язык и стиль;
  • в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
  • укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
  • используйте существующие образцы деловой переписки.

Подтверждение льготного трудового стажа через архив предприятия

Прошел месяц, а ответа на запрос о представлении сведений о работе из организации, где должны подтвердить трудовой стаж нет. Мне не хватает баллов для получения пенсии. Стажа хватает, а баллов нет. Живу я в деревне, а запрос отправил в город, где раньше работал. Самостоятельно поехать пока не хватает средств.

Запрос я отправил 16 марта, если не придет ответ, я вообще никогда пенсию не получу. Из местного УПРФ мне ответили: «Гр. Новосельцев А.В. в возрасте 60 лет при требуемой продолжительности страхового стажа 8 лет имеет 8 лет 5 месяцев 29 дней, при требуемой величине индивидуального пенсионного коэффициента 11,4 имеет — 6,343». Послал запросы в несколько организаций, не учтенных при подсчете стажа. Есть нюанс: с 1974 г. — по 1989г. отбывал наказание в колониях, но стаж за эти годы не учитывается, а справки из всех мест заключения прислали. Посоветуйте, что мне предпринять в этой ситуации…

Основные документы

У каждого человека есть три основных документа, гарантирующие точную и подробную информацию о человеке: о рождении, о заключении брака, о смерти. Они подтвердят ваше родство с любым из предков.

Восстановить их можно в ЗАГС по месту события. Принимаются запросы по
электронной почте или бумажные заявления по Почте России. Срок исполнения —
месяц.

Почему лучше запросить справку, а не свидетельство? В справке есть графа – иные сведения. Там по вашей просьбе укажут всю информацию, которая есть в актовой записи. Для справок о смерти – это причины смерти, последний адрес проживания, место и дата рождения, место работы, семейное положение, данные заявителя (не все данные могли быть указаны).

Справки о рождении

Информация из справки о рождении – дата и место рождения, какой по счету ребенок (очень редко), ФИО родителей, национальность. Следует учитывать, что в 1920-1940 годах книги ЗАГС велись различным образом. Менялись пункты, которые были обязательными к заполнению. В повторных свидетельствах о рождении в зависимости от сведений в актовой записи могут не указать место рождения и отчество. (Подробнее о книгах ЗАГС о рождении)

Уточню, что формы справок о записях гражданского состояния изменились с 1.10.2018 года. До этого времени действовали другие образцы, где иные сведения предполагались только в справке о смерти. Специалисты (на свое усмотрение) писали сопроводительное письмо, где указывали дополнительные сведения, когда речь шла о записях рождения и брака.  

Дополнительные сведения к актовой записи о рождении Поповых Евдокии и Георгия, Лузский сельсовет Опаринского района Кировской области (Северо-Двинской губернии)

До появления ЗАГС в 1920 году записи актового состояния велись в церквях в
метрических книгах. Ваши предки, родившиеся до 1920 года, могли получить
первичное свидетельство о рождении в любой момент по необходимости. Например,
моя родственница, родившаяся в 1901 году, переезжая из родной деревни получила
оригинал свидетельства о рождении в 1933 году.

Справки о браке

Для женщин свидетельство или справка о браке – это подтверждение смены фамилии, так же там указаны данные мужа и жены, место их рождения, дата или год рождения, дата и место бракосочетания, национальность, род занятий, какой брак по счету.

Свидетельство о браке Шервуд Василия Михайловича и Мазуриной Феодоры Николаевны 14 августа 1924 года

Справки о смерти

В справке о смерти указывают: дата, место и причины смерти, ФИО и адрес заявителя, последний адрес проживания, данные о рождении, семейное положение, место работы, образование.

Справка о смерти по форме №34 (старого образца) Мещерякова Николая Федоровича

За период Великой отечественной были уничтожены и утеряны документы многих граждан, поэтому после 1945 года многие обращались с заявлениями о восстановлении и повторной выдаче, о чем есть записи в книгах ЗАГС по месту события. Нюанс в том, что если неизвестна точная дата обращения вашего родственника за справкой (если она вообще была), то придется запрашивать поиск за значительный период. В ЗАГС поиск бесплатный, так что можно этим пользоваться. Если не найдена запись, то просите смотреть за другой период, вдруг вам повезет.

Метрическая книга села Ейское укрепление бракосочетание Мазурина Николая Дамиановича и Пащенковой Ульяны Авксентиевны

Запрашивая справку о рождении, брака или смерти предка, необходимо правильно указать номер формы, по которой вам необходима справка.

  • о рождении (форма №1, №2, №3, №4);
  • о заключении брака (формы № 5 и № 6);
  • о расторжении брака (форма № 7);
  • об усыновлении (форма № 8);
  • об установлении отцовства (форма № 9)
  • о перемене имени (форма № 10);
  • о смерти (формы № 11 и № 12)
  • об отсутствии записи (извещение по форме № 13)
  • об отказе (извещение по форме № 14)
  • об отсутствии факта регистрации актовой записи (извещение по форме № 15)

Что не мало важно, свидетельство (350 рублей) стоит дороже справки (200 рублей). Когда вы получите извещение из ЗАГС, что запрос исполнен, подготовьте документы, которые подтвердят ваше родство, оплатите государственную пошлину и получите справки в ЗАГС по месту вашего жительства

Важно: справку получает ближайший живой родственник. Таким образом, документ прадеда получает его ребенок (ваш дед, если жив), или его внук (ваш родитель, если жив), или вы

Как оформить архивную справку

Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.

При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.

Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.

Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.

Наиболее распространенные запросы

Чаще всего люди ищут информацию:

  • о гражданском состоянии (например, сведения о дате и месте рождения, о регистрации брака и т. д.);
  • о трудовой деятельности (чаще всего в связи с выходом на пенсию);
  • об имущественных правах;
  • об образовании (например, в целях подтверждения подлинности диплома).

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа

В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.

Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.

В документе указывают:

  • дату составления и номер;
  • Ф.И.О. лица, которому выданы сведения;
  • в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о трудоустройстве и увольнении с указанием их реквизитов;
  • цель выдачи информации, согласно запросу.

Далее он заверяется подписью руководителя и печатью. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.

Архивная справка формы 9 «О регистрации»

Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:

  • о гражданах, зарегистрированных в квартире или частном доме;
  • собственнике жилья;
  • наличии либо отсутствии родства между собственником и иными жильцами;
  • дате регистрации по данному адресу и дате снятия с регистрационного учета;
  • характеристика жилья и т. д.

Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения. Далее он предоставляется по месту требования. Например:

  • при поступлении ребенка в образовательное учреждение;
  • при подаче документов на приватизацию;
  • для совершения операций с недвижимостью.

Где получить архивную справку

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:

  • в территориальные архивы или сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в МФЦ.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.

Сроки исполнения заявки

Если после отправки запроса в архив, в положенное время, архив не успевает найти требуемые материалы, то все равно работники архива должны отправить промежуточный ответ, отображением:

  • О положении дел по розыску материалов на текущее время.
  • О причинах, приведших к задержке.

В отношении оказания местных (государственных) услуг, время на ответ снижено до 15 дней, с контролем за качеством ответов на уровне Президента РФ.

Сбор документов для подтверждения

Для начисления пенсии сбором документов, которые подтверждали периоды работы, важно позаботиться заранее. Лучше всего за 2-3 месяца, так как процедура может быть затянуться. Если трудовая книжка наличествует и в ней отражены все периоды работы, то в дополнение к ней могут потребоваться:

Если трудовая книжка наличествует и в ней отражены все периоды работы, то в дополнение к ней могут потребоваться:

  • военный билет;
  • справки о нахождении в декретных отпусках;
  • документы, подтверждающие смену личных данных (Ф.И.О.) заявителя.

Запрос справки для подтверждения стажа работы для пфр

Для подтверждения стажа, не отраженного в трудовой книжке (например, во время работы по ГПХ, при условии отчисления соответствующих взносов) можно запросить справку в пенсионном фонде.

Она нужна, в первую очередь, для предоставления в сторонние органы, например, в суд. Получить ее можно как при личном обращении в ПФР, так и через электронные сервисы, например, «Госуслуги», а также путем регистрации в личном кабинете на соответствующем ресурсе в ПФР в интернете.

Образец справки

Другие способы подтверждения

Если сведений о стаже работника нет в трудовой книжке, не имеется соответствующих записей в системе персонифицированного учета, то существуют и иные способы подтверждения, как то: справки из архива и свидетельские показания.

Запрос в архив

Сведения о фактах трудовой деятельности не пропадают безвозвратно, а по прошествии времени направляются в государственные архивы, которые по соответствующему запросу могут предоставить справку о том или ином периоде работы.

Заявление на получение документов из архива может подать как сам гражданин лично, так и делегировать эти полномочия ПФР, сотрудники которого сами направляют запросы в рамках взаимодействия между госорганами.

Образец заявления

Срок предоставления необходимых бумаг составляет 30 дней.

По свидетельским показаниям

В исключительных случаях стаж может быть подтвержден на основании свидетельских показаний. Они могут быть использованы только в том случае, если имеется архивная справка, подтверждающая невозможность предоставления необходимых сведений.

В расчет берутся показания не менее двух свидетелей, с которыми заявителя связывали трудовые отношения. Как правило, данный способ подтверждения применяется в рамках судебных процессов.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

  • Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
  • Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Сроки исполнения запроса в архиве

  • Ответ из архива придет через месяц после обращения.
  • Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
  • Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
  • После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
  • Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
  • После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Функции ЗАГС

В функцию органов ЗАГС, следуя из смысла аббревиатуры, входит фиксация актов гражданского состояния. Органы ЗАГС регистрируют:

  • рождение;
  • заключение и расторжение брака;
  • усыновление (удочерение);
  • установление отцовства;
  • изменение имени/фамилии;
  • смерть.

Основной функцией ЗАГС является официальная документализация гражданских состояний, причем в некоторых случаях она осуществляется только на основании документов, выданных другими органами, например, судом (при разводе через суд) или перинатальными центрами (фиксация рождения ребенка). Самостоятельно ЗАГС эти факты не устанавливает.

Документализация этих состояний, как правило, не отстоит по времени от их совершения, то есть, например, свидетельство о заключении брака муж и жена получают на руки непосредственно в день бракосочетания, свидетельство о рождении ребенка выдается течение первых нескольких дней его жизни и так далее.

Как подать запрос↑

Для того, чтобы получить интересующую информацию, вам необходимо составить заявление-запрос и подать его в Росархив. Запрос можно:

  • отправить письмом по адресу 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
  • послать по электронной почте rosarhiv@archives.ru
  • подать через специальную форму на сайте Росархива: http://archives.ru/feedback.shtml

Иностранные граждане также могут направить свой запрос через МИД РФ. Заявления можно направлять в консульский департамент, по адресу 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

Запрос составляется в свободной форме. Он должен содержать:

  1. Сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
  2. Для юридических лиц — наименование организации, полный почтовый адрес, телефон, e-mail.
  3. Тема запроса и хронологические рамки интересующей вас информации.
  4. Текст запроса, написанный в свободном стиле, и содержащий максимум известной вам информации по теме — это облегчит работу сотрудников архива. Текст должен быть понятным и не содержать нецензурных и других ругательств.
  5. Если вы уже куда-либо обращались по данному вопросу — укажите, куда именно.
  6. Как вы хотите получить ответ: по электронной или по обычной почте.
  7. Форму получения ответа.

Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», формой получения ответа может быть:

  • архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
  • архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
  • архивная выписка — документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
  • информационное письмо — письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
  • тематический перечень архивных документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
  • тематическая подборка копий архивных документов — систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
  • тематический обзор архивных документов.

Если архивный документ, запрос на который вы отправили, предназначен для отправки в иностранное государство, необходимо проставить апостиль. Госпошлина за проставление апостиля составляет 1500 рублей за каждый документ.

Какие документы есть еще:

  • Все документы из раздела «Исполнительные»
  • Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов

Что еще скачать по теме «Исполнительные»:

  • Сведения о лицах, имеющих право на использование накоплений для жилищного обеспечения военнослужащих Федерального агентства специального строительства и изъявивших желание реализовать это право
  • Образец оформления полного протокола
  • Форма внутренней описи документов дела
  • Уведомление об учете информационной системы Московской области
  • Уведомление об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по регистрации в уведомительном порядке коллективных трудовых споров по поводу заключения, изменения и выполнения соглашений, заключаемых на федеральном уровне социального партнерства, коллективных трудовых споров в организациях, финансируемых из федерального бюджета, а также коллективных трудовых споров, возникающих в случаях, когда в соответствии с законодательством Российской Федерации в целях разрешения коллективного трудового спора забастовка не может быть проведена
  • Важные нюансы при покупке фирмы
  • Процесс переписки квартиры на другого человека
  • Процесс получения визы в США
  • Процесс продажи машины
  • Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
  • Строительство частного дома в городской черте

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Законодательством установлены различные сроки хранения документов в организациях. Так, работодатели обязаны хранить трудовые договоры с сотрудниками на протяжении 75 лет, а документы по личному составу — 50 лет.

За это время работники могут обращаться за подтверждением трудового стажа, выполнения определенных функций, направления в командировки. В статье разберем образец архивной справки, который кадровики могут взять за основу при предоставлении сведений по запросам сотрудников.

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане могут обращаться:

  • непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
  • в организации, которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
  • в уполномоченных на оказание таких услуг МФЦ.

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти.

А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему.

Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве. Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений. Придется уточнить:

  • наименование организации, в которую направляется запрос;
  • Ф.И.О. заявителя;
  • причины обращения и суть запроса;
  • контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем и датируется текущей датой.

Какие данные считаются обязательными

Чаще всего в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового стажа, поэтому возьмем образец архивной справки о стаже работы и на его примере рассмотрим структуру подобных документов и обязательные сведения в них.

Образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (один из вариантов) выглядит так:

Сразу обращаем ваше внимание, что обязательной формы в таком случае не существует. Специалист по кадрам может воспользоваться любым удобным шаблоном

Вместе с тем в «Основных Правилах работы архивов организаций» от 06.02.2002 есть приложение 42 с примером справки. Но поскольку Правила носят методический и информативный характер, этим примером можно не пользоваться.

Главное, что требуется от кадровика, — соблюсти основные требования к выдаваемому документу:

  • его составляют на бланке организации;
  • указывают дату составления и номер;
  • уточняют, на чье имя выданы сведения;
  • в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
  • указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
  • обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.

Важно понимать, что оформление справок в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения

Правила подсчета и порядок подтверждения страхового стажа

При подсчете страхового стажа периоды работы на территории  РФ могут устанавливаться на основании показаний двух или более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух или более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается.

Работа за пределами РФ подтверждается документом территориального органа ПФР об уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, если иное не предусмотрено законодательством или международным договором РФ. К уплате страховых взносов приравнивается уплата ЕСН и единого налога на вмененный доход.

Периоды работы до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица устанавливаются по документам о работе, службе, учебе и другой общественно-полезной деятельности. Документы должны быть оформлены надлежащим образом, иметь подписи руководителей, печати и пр.

Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Время работы лиц, занимавшихся индивидуальной трудовой деятельностью на основании регистрационных удостоверений или патентов, устанавливается по справкам финансовых органов или архивных учреждений; а лиц, работавших на условиях индивидуальной или групповой аренды, – по справкам государственного фонда социального страхования. С 01.01.1991 г. время работы указанных лиц подтверждается по справкам об уплате страховых взносов в ПФР.

Время ухода за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или лицом, достигшим 80 лет, определяется на основании: заявления, паспорта лица, осуществляющего уход, документов, удостоверяющих продолжительность нахождения на инвалидности и возраст и др. Время ухода за ребенком до трех лет устанавливается по свидетельству о рождении, выписке из паспорта, свидетельству о браке и другим документам.

Содержание под стражей, пребывание в местах заключения, ссылке (спецпоселении) реабилитированных граждан подтверждается справками управлений внутренних дел.

Периоды творческой деятельности членов творческих союзов, не состоящих в штате организаций, подтверждаются справкой организации-заказчика произведения об уплате с суммы гонорара обязательных платежей в ПФР.

Периоды деятельности частных детективов, нотариусов, адвокатов и других лиц, самостоятельно обеспечивающих себя работой, устанавливаются по документам ПФР или налогового органа об уплате ЕСН и взносов в ПФР.

К заявлению об установлении страхового стажа по свидетельским показаниям должны быть приложены:

  • документ государственного (муниципального) органа, подтверждающий дату, место и характер стихийного бедствия;
  • документ работодателя или государственного (муниципального) органа, подтверждающий факт утраты документов о работе в связи с указанным стихийным бедствием и невозможность их восстановления;
  • справка архивного учреждения или государственного (муниципального) органа, подтверждающая факт отсутствия архивных данных о периоде работы, устанавливаемом по свидетельским показаниям.

Если причиной утраты документов о работе является их небрежное хранение, умышленное уничтожение или другие подобные причины, то страховой стаж устанавливается по показаниям двух или более свидетелей, работавших с заявителем у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за указанный период. Продолжительность страхового стажа в данном случае не может превышать половины стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации