Организуйте хранение документов правильно!

Действующее российское законодательство обязывает бизнес оформлять значительное число документов. Практически каждый юридически значимый шаг компании или предпринимателя сопровождается созданием того или иного акта. Идет ли речь о приеме на работу нового сотрудника или увольнении старого, заключается ли сделка с контрагентом или выставляется счет на оплату – все это предполагает создание определенного количества бумаг.

Стоит ли говорить, что со временем в распоряжении всякой мало-мальски крупной компании оказывается значительное число документов. При этом, практика свидетельствует о том, что далеко не все фирмы соблюдают порядок их  хранения. А он, между тем, достаточно строг и детально регламентирован соответствующими нормативно-правовыми актами.  Более того! Даже уничтожение документов с истекшим сроком хранения имеет свою процедуру, которая, в свою очередь, сопровождается оформлением новых бумаг. И так бесконечно – пока существует компания. Хотя и после ее ликвидации остаются документальные свидетельства, передаваемые в городские архивы.

Как бы то ни было, но этот бумажный (а с недавнего времени и электронный) документооборот подчиняется строгим правилам, несоблюдение которых может стать причиной для привлечения организации к административной ответственности. В случае утраты юридически значимых актов сумма налагаемых штрафов весьма и весьма существенна.

А ведь на самом деле хранение документов – мероприятие довольно простое, если изначально наладить процесс и грамотно его организовать. И здесь помощь профессионалов точно не будет лишней.

А начать следует с организации документооборота, ведь законодательство предписывает хранить исполняемые учетные и кадровые документы непосредственно в той службе, которая с ними работает. И здесь важно все: номенклатура дел, их размещение, описание папок и многое, многое другое.

Обучение персонала тонкостям хранения документов – одна из услуг специализированных компаний.

В числе прочих следует также упомянуть и создание интеллектуальных архивов. Это также весьма актуальная услуга, учитывая тот факт, что закон предписывает передавать исполненные документы с не истекшим сроком хранения в архивы. Конечно, организация может озадачиться при этом созданием собственной службы, но далеко не всегда подобное расходование административных и материальных ресурсов можно назвать оправданным и целесообразным.

Не говоря уже о том, что далеко не каждая фирма вообще их имеет. В то же время сотрудничество со специализированными центрами позволяет решить проблему без особых хлопот и затрат. Исполнитель в данном случае берет на себя все хлопоты по физическому хранению документов заказчика, а также каталогизации и индексации архива.

Оставить комментарий

You must be logged in to post a comment.